Management Proyek Sistem Informasi Part 2
Initiation Proyek dan Manajemen Scope dan Perencanaan Proyek
Dengan adanya pemetaan yang jelas sehingga pekerjaan didalam proyek menjadi terdefinisikan dan terdokumentasikan secara jelas sekaligus tergambar serta dengan harapan tidak ada satupun bagian yang terlewatkan sebelum menjalankan proyek. Biasanya pemetaan/gambar tersebut dilakukan pada awal proyek, karena pemetaan dapat di buat ketika permintaan dari klient sudah di mengerti oleh seorang Projek Manajer. Salah satu tujuan dari pemetaan tersebut adalah diharapkannya permintaan dari klient dapat tergambar dengan jelas, sehingga pekerjaan proyek dapat dijalankan secara maksimal dan pekerjaan dapat menghasilkan produk yang sesuai dengan permintaa dari klient.
Adapaun bagian - bagian pokok yang menjadi acuan dalam pemetaan, yaitu Collect Requirements, Define Scope, Create WBS, Verify Scope, dan Control Scope. Namun sebelum memasuki tahap Collect Requirements hingga seterusnya ada beberapa langkah yang harus dipenuhi demi kelancaran proyek kedepan, yaitu Developt Project Charter dan Identify Stakeholders. Berikut penjelasan tentang bagian - bagian pada Project Scoop Management.
Developt Project Charter
Dalam tahap paling awal ini merupakan proses dalam pemilihan proyek dan langsung dibarengi dengan tanda tangan dari stakeholder (Identity Stakeholder). Yang pada akhirnya akan menjadi dokumentasi pada Management plan dan Plan procurements
Collect Requirements
Merupakan proses untuk mendefinisikan dan dokumentasi dari permintaan klient guna tahap awal untuk memahami permintaan dari klient hal ini dilakukan dalam upaya pemenuhan tujuan dari proyek dan kebutuhan dari customer, untuk output dari Collect requirementmerupakan pondasi dari WBS, Perencanaan Biaya, Waktu serta kualitas dari proyek itu sendiri.
Define Scope
Pada tahap ini permintaan dari klient mulai digambarkan secara lebih terperinci mengenai proyek dan produk yang akan menjadi hasil pada proyek itu sendiri. Dalam define scope sudah adanya kegiatan analisa resiko, asumsi, analisa batasan, dan batasan sampingan.
Create WBS
WBS memiliki pengertian sebagai untuk pengorganisasian dalam projek sehingga menjadi lebih terstruktur dalam pelaporan dan proses pekerjaan menjadi terpecah secara lebih detil. Dalam tahap awal ini dapat membantu pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas. Yang nanti akan menjadi informasi serta meyakinkan manajemen proyek sebagai untuk membuat perundingan.
Verify Scope
Pada tahap ini sudah memasuki proses untuk memformalisasikan semua permintaan klient, sekaligus melakukan peninjauan kembali apakah pekerjaan sudah terdefinisikan secara detil dan sudah sesuai dengan permintaan klient. Tahap ini merupakan tahap untuk memastikan apakah proyek sudah terdefinisikan secara jelas.
Control Scope
merupakan suatu cara pengontrolan dari perubahan proses. Tahap ini perlu dilakukan guna melakukan antisipasi jika ada proses yang tidak terkontrol sehingga memungkinkan terjadi perbubahan pada tiap - tiap proses di dalam proyek.
Kesimpulannya seorang Projek Manager harus mampu melakukan pemetaan guna memberikan definisi dan dokumentasi sehingga permintaan klient dalan pekerjaan proyek dapat tergambar secara jelas.
Contoh sederhana manajemen ruang lingkup proyek.
Ketika dalam sebuah proses pekerjaan aplikasi belajar bahasa inggris sudah selesai dilakukan hingga tahap implementasi sudah dilakukan. Lalu ada salah seorang didalam tim melakukan perubahan tambahan, yaitu dengan menambahkan fungsi lain ke dalam aplikasi tersebut. Dengan harapan perubahan pada penambahan ini dapat menjadi penunjang dalam aplikasi ini. Namun perubahan ini tidak dilaporkan pada Projek Manajer sehingga tidak dimasukan kedalam dokumentasi. Maka project scope management tidak ter-realisasikan secara maksimal.
Untuk contoh projek charternya ditunggu di part selanjutnya ya :D
artikel selanjutnya bisa di lihat di sini tentang Initiation Proyek dan Manajemen Scope dan Perencanaan Proyek
Sumber referensi :
Materi Kuliah Pak JFA dan indra kurniawan Management Proyek Sistem Informasi
Artikel Lain tentang Manajemen Proyek juga bisa di lihat di sini :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar