Manajemen Proyek Sistem Informasi
WBS dan Manajemen Estimasi Biaya Proyek
Manajemen biaya proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan dalam anggaran yang disetujui.
Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan atau yang tidak dapat dihindari, untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Atau dapat juga diartikan sesuatu yang nantinya akan ditukarkan (dengan keuntungan tertentu). Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter, seperti dolar. Manajemen Biaya proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek ini selesai dalam anggaran yang disetujui.
Pentingnya manajemen biaya harus diselaraskan dan menjadi bagian dari strategi pertumbuhan perusahaan, tantangannya adalah tidak hanya untuk biaya yang lebih rendah tetapi juga untuk 'keluar berinvestasi' pesaing pada pertumbuhan. Ada empat prinsip untuk mencapai hal ini melibatkan penggunaan penjualan ambisius dan target pertumbuhan laba, disesuaikan biaya target pengurangan, pemotongan biaya selektif dan kemampuan organisasi ditingkatkan. Namun demikian, beberapa masalah dengan pemotongan biaya program karena biaya tahun
1980-an program memotong telah menjadi bagian integral dari kehidupan perusahaan dalam mencari keuntungan meningkat, itu tidak mengarah pada keuntungan sementara dalam efisiensi Namun, sementara membantu untuk memenuhi target laba mereka jarang menyebabkan peningkatan berkelanjutan dalam posisi kompetitif.
Proyek Manajemen Biaya meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek selesai sesuai dengan anggaran yang disetujui. Gambar diatas memberikan gambaran proses utama sebagai berikut:
- Perencanaan Sumber Daya - menentukan sumber daya (orang, peralatan, bahan) dan jumlah
- Perkiraan Biaya - mengembangkan perkiraan (estimasi) biaya dari sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.
- Penganggaran Biaya - mengalokasikan perkiraan biaya keseluruhan untuk aktivitas kerja individu.
- Pengendalian Biaya - pengendalian perubahan anggaran proyek
Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses yang lain di bidang pengetahuan juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individunatau grup individu, berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap fase proyek
Manajemen biaya proyek ini utamanya dikaitkan dengan biaya sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Namun, manajemen biaya proyek juga harus mempertimbangkan dampak keputusan proyek mengenai biaya penggunaan produk proyek. Sebagai contoh, membatasi jumlah resensi desain dapat mengurangi biaya proyek terhadap pengeluaran untuk meningkatkan biaya operasional pelanggan. Pandangan lebih luas ini dalam manajemen biaya proyek sering disebut siklus hidup biaya. Siklus hidup biaya bersama-sama dengan nilai rekayasa teknik yang digunakan untuk mengurangi biaya waktu, meningkatkan kualitas dan kinerja dan mengoptimalkan pengambilan keputusan.
Di banyak bidang aplikasi, memprediksi dan menganalisis prospektif terhadap kinerja keuangan hasil proyek dilakukan di luar proyek. Pada yang lainnya (misalnya fasilitas modal proyek), manajemen biaya proyek juga mencakup kegiatan ini. Ketika prediksi dan analisis yang demikian disertakan, biaya manajemen proyek akan menyertakan proses-proses tambahan dan banyak teknik manajemen umum seperti sebagai laba atas investasi, arus kas yang didiskonkan, analisis payback, dan lain-lain.
Proyek manajemen biaya harus mempertimbangkan kebutuhan informasi para pemegang pemangku kepentingan proyek berbagai pemangku kepentingan dapat mengukur biaya proyek dalam cara yang berbeda dan pada waktu yang berbeda. Sebagai contoh, biaya pengadaan barang dapat diukur ketika dilakukan, diperintahkan, diantarkan, ditimbulkan, atau direkam untuk tujuan akuntansi.
Ketika biaya proyek digunakan sebagai komponen sistem kegunaan dan pengenalan , biaya yang terkendali dan tak terkendali seharusnya diperkirakan dan dianggarkan secara terpisah untuk memastikan bahwa kegunaan mencerminkan kinerja aktual.
Pada beberapa proyek, terutama yang kecil, perencanaan sumber daya, pengestimasian biaya,
dan penganggaran biaya yang terkait begitu erat bahwa mereka ditinjau sebagai suatu proses tunggal (misalnya, mereka mungkin dilakukan oleh seorang individu selama waktu yang relatif singkat). Mereka yang disajikan di sini sebagai proses nyata karena alat-alat dan teknik untuk masing-masing berbeda. Kemampuan untuk mempengaruhi biaya terbesar berada di tahap awal proyek, dan ini sebabnya awal lingkup definisi kritis, serta sebagai persyaratan menyeluruh identifikasi dan pelaksanaan rencana suara.
Perencanaan Sumber Daya
Perencanaan sumber daya melibatkan penentuan apa jenis sumber daya fisik (orang, peralatan, bahan) dan berapa jumlah masing-masing harus digunakan dan kapan mereka akan diperlukan untuk melakukan kegiatan proyek. Itu harus dikoordinasikan dengan pengestimasian biaya . Sebagai contoh:- Sebuah konstruksi tim proyek akan perlu paham akan kode bangunan lokal. Pengetahuan ini sering tersedia dari penjual lokal. Namun, jika kelompok tenaga kerja lokal kurang pengalaman dengan teknik konstruksi yang tidak biasa atau khusus, biaya tambahan untuk konsultan mungkin cara yang paling efektif untuk mengamankan pengetahuan tentang kode bangunan lokal.
- Sebuah tim desain otomotif harus akrab dengan teknik perakitan otomatis terbaru. Pengetahuan yang dibutuhkan mungkin diperoleh dengan mempekerjakan konsultan, dengan mengirimkan seorang desainer untuk seminar Robotika, atau dengan memasukkan seseorang dari bagian manufaktur sebagai anggota tim.
Masukan untuk perencanaan sumber daya
1. Struktur perincian kerja
Struktur perincian kerja mengidentifikasi penyerahan proyek dan proses-proses yang akan memerlukan sumber daya, dan dengan demikian adalah input utama ke perencanaan sumber daya. Setiap output yang relevan dari proses perencanaan lainnya harus disediakan melalui SPK untuk memastikan kontrol yang tepat.
2. Informasi riwayat
Informasi riwayat mengenai apa jenis sumber daya yang diperlukan untuk kegiatan sama di proyek sebelumnya yang seharusnya digunakan jika tersedia.
3. Pernyataan lingkup
pernyataan lingkup berisi justifikasi proyek dan objektivitas proyek yang keduanya harus dipertimbangkan secara eksplisit selama perencanaan sumber daya.
4. Deskripsi kelompok sumber daya
Pengetahuan tentang apa jenis sumber daya (orang, peralatan, bahan) yang tersedia secara potensial diperlukan untuk perencanaan sumber daya. Jumlah rincian dan tingkat kekhususan deskripsi kelompok sumber daya akan bervariasi. Sebagai contoh, selama fase awal proyek desain teknik, kelompok mungkin termasuk "junior dan senior insinyur" dalam jumlah besar. Bagaimanapun selama fase selanjutnya terhadap proyek yang sama, kelompok tersebut mungkin terbatas terhadap orang-orang yang berpengetahuan mengenai proyek sesuai hasil dari yang telah dikerjakan pada tahap sebelumnya.
5. Kebijakan organisasi
Kebijakan dalam penyelenggaraan organisasi mengenai penyusunan kepegawaian dan penyewaan atau pembelian persediaan dan peralatan wajib dipertimbangkan selama merencanakan sumber daya.
6. Perkiraan durasi aktivitas. Durasi waktu
Alat dan teknik untuk perencanaan sumber daya
1. Pertimbangan Ahli
Pertimbangan ahli akan sering diperlukan untuk menilai masukan proses ini. Keahlian seperti itu mungkin diberikan oleh setiap kelompok atau individu dengan pengetahuan khusus atau pelatihan, dan tersedia dari banyak sumber, termasuk:
- Unit lainnya dalam penyelenggaraan organisasi.
- Konsultan.
- Asosiasi profesional dan teknis.
-Grup industri.
2. Identifikasi Alternatif
3. Perangkat lunak manajemen proyek
Perangkat lunak Manajemen proyek memiliki kemampuan untuk membantu mengatur kelompok sumber daya. Tergantung pada kecanggihan perangkat lunak, ketersediannya sumber daya dan harga yang dapat didefinisikan sebaik kalender sumber daya.
Keluaran dari Perencanaan Sumber Daya
Kebutuhan sumber daya. Output dari proses perencanaan sumber daya adalah deskripsi jenis sumber daya diperlukan dan dalam berapa jumlah untuk setiap elemen pada tingkat terendah SPK. Kebutuhan sumber daya untuk tingkat yang lebih tinggi dalam SPK dapat dihitung berdasarkan pada nilai-nilai tingkat rendah. Sumber daya ini akan diperoleh baik melalui akuisisi staf atau pengadaan
Pengestimasi Biaya
Pengestimasian biaya melibatkan pengembangan perkiraan (estimasi) biaya sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek kegiatan. Dalam menaksir biaya, penaksir mempertimbangkan penyebab variasi estimasi akhir untuk tujuan pengelolaan proyek yang lebih baik.Ketika proyek dilakukan di bawah kontrak, pemeliharaan harus diambil untuk membedakan Pengestimasian biaya dari pemberian harga. Pengestimasian biaya melibatkan pengembangan sebuah penilaian kemungkinan hasil kuantitatif , berapa banyak akan biaya untuk penyelenggaraan organisasi untuk menyediakan produk atau layanan yang terlibat? Pemberian harga adalah sebuah keputusan bisnis-berapa banyak akan biaya organisasi pertunjukan untuk produk atau layanan , yang menggunakan perkiraan biaya sebagai tapi salah satu pertimbangan dari banyak. Panduan untuk manajemen proyek tubuh pengetahuan
Pengestimasian biaya termasuk mengidentifikasi dan mempertimbangkan berbagai alternatif biaya. Sebagai contoh, di kebanyakan bidang aplikasi, pekerjaan tambahan selama tahap desain secara luas dianggap memiliki potensi untuk mengurangi biaya tahap produksi. Proses pengestimasian biaya harus mempertimbangkan apakah biaya tambahan pekerjaan desain akan diimbangi oleh tabungan diharapkan
1. Struktur perincian kerja.
Hal ini digunakan untuk mengatur estimasi biaya dan untuk memastikan bahwa semua diidentifikasi bekerja telah diestimasi.
2. Kebutuhan sumber daya.
3.Tarif sumber daya.
Individu atau kelompok yang mempersiapkan estimasi harus tahu unit harga (misalnya, biaya staf per jam, biaya material massal per meter kubik) di masing-masing sumber daya untuk menghitung biaya proyek. Jika harga sebenarnya tidak diketahui, harga atau biaya dari mereka sendiri mungkin harus dapat diestimasi.
4. Estimasi durasi kegiatan.
Estimasi durasi kegiatan akan mempengaruhi biaya perkiraan pada setiap proyek dimana anggaran proyek mencakup tunjangan untuk biaya pembiayaan (yaitu, biaya bunga).
5. Publikasi pengestimasian.
Data yang tersedia secara komersial pada memperkirakan biaya.
6. Informasi riwayat.
Informasi biaya terhadap banyaknya kategori sumber daya sering tersedia dari satu atau lebih dari sumber-sumber berikut:
- Berkas proyek satu atau lebih dari organisasi yang terlibat dalam proyek mungkin memelihara catatan dari hasil proyek sebelumnya yang cukup rinci untuk membantu dalam mengembangkan estimasi biaya. Di beberapa bidang aplikasi, anggota tim individu mungkin memelihara catatan (record) tersebut.
- Biaya Komersial basis data pengestimasian informasi riwayat sering tersedia secara komersial.
- Pengetahuan tim proyek anggota-anggota individu tim proyek mungkin ingat kejadian sebenarnya atau estimasi yang sebelumnya. Sementara ingatan tersebut mungkin berguna, mereka umumnya jauh lebih dapat diandalkan daripada hasil yang didokumentasikan.
Diagram akun menjelaskan struktur pengkodean yang digunakan dalam menyelenggarakan organisasi untuk laporan informasi keuangan didalam buku kas induk umum besarnya. Estimasi biaya proyek harus ditetapkan ke kategori akuntansi yang benar.
8. Risiko
Tim proyek mempertimbangkan informasi pada risiko Ketika menghasilkan estimasi biaya, karena risiko (baik ancaman atau kesempatan) dapat memiliki dampak signifikan pada biaya. Tim proyek mempertimbangkan sejauh mana efek dari risiko termasuk dalam estimasi biaya untuk setiap kegiatan.
Alat dan teknik untuk memperkirakan biaya
1. Pengestimasian sekilas.
Pengestimasian sekilas, juga disebut pengestimasian atas-bawah (top-down estimating) yang artinya menggunakan biaya yang sebenarnya dari sebuah proyek sebelumnya, serupa seperti dasar untuk estimasi biaya proyek saat ini. Hal ini sering digunakan untuk estimasi total biaya proyek ketika ada jumlah terbatas terhadap informasi rinci tentang proyek (misalnya, di tahap awal). Pengestimasian sekilas adalah bentuk pertimbangan ahli
Umumnya pengestimasian sekilas lebih murah daripada teknik lain, tetapi umumnya juga kurang akurat. Itu paling dapat diandalkan ketika a) proyek sebelumnya serupa dengan yang sebenarnya dan bukan hanya dalam penampilan, dan b) individu atau kelompok mempersiapkan estimasi yang memiliki keahlian yang dibutuhkan.
2. Pemodelan parametrik.
Model parametrik melibatkan penggunaan karakteristik proyek (parameter) dalam model matematis untuk memprediksi biaya proyek. Model mungkin sederhana (konstruksi rumah perumahan akan dikenakan jumlah biaya tertentu per meter persegi dari ruang tempat tinggal) atau kompleks (satu model biaya pengembangan perangkat lunak menggunakan tiga belas penyesuaian faktor yang terpisah, masing-masing memiliki lima hingga tujuh poin di atasnya).
Biaya dan akurasi model parametrik bervariasi. Mereka paling mungkin dapat diandalkan ketika a) informasi riwayat yang digunakan untuk mengembangkan model akurat, b) parameter yang digunakan dalam model mudah diukur, dan c) modelnya berskala (contohnya, hal itu bekerja dengan baik untuk sebuah proyek yang sangat besar dan yang sangat kecil).
3. Pengestimasian bawah-atas.
Teknik ini melibatkan memperkirakan biaya kegiatan individu atau paket kerja, kemudian meringkas atau menggulung estimasi individu untuk mendapatkan total proyek.
Biaya dan keakuratan pengestimasian bawah-atas (bottom-up) digerakkan oleh ukuran dan kompleksitas setiap kegiatan individu atau paket kerja: kegiatan kecil meningkatkan keduanya, biaya dan akurasi dari proses pengestimasian. Manajemen tim proyek harus menimbang akurasi tambahan terhadap biaya tambahan.
4. Alat terkomputerisasi.
Alat terkomputerisasi, seperti lembar kerja perangkat lunak manajemen proyek dan alat simulasi/statistik, yang secara luas digunakan untuk membantu dengan pengestimasian biaya. Produk tersebut dapat menyederhanakan penggunaan alat-alat yang dijelaskan sebelumnya dan dengan demikian memfasilitasi pertimbangan dengan cepat terhadap banyaknya alternatif pembiayaan.
5. Metode pengestimasian biaya lainnya. Misalnya, Penjual tawaran analisis.
Keluaran dari pengestimasian biaya
1. Estimasi biaya.
Estimasi biaya adalah penilaian kuantitatif yang mungkin merupakan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek kegiatan. Mereka dapat disajikan dalam ringkasan atau secara rinci.
Biaya harus diestimasi untuk semua sumber daya yang akan dikenakan untuk proyek. Ini mencakup, namun tidak terbatas pada, tenaga kerja, bahan, persediaan, dan kategori khusus seperti inflasi tunjangan atau biaya cadangan.
Estimasi biaya umumnya dinyatakan dalam satuan mata uang (dolar, Euro, Yen, dll.) untuk memfasilitasi perbandingan baik di dalam dan di seluruh proyek. Dalam beberapa kasus, estimator dapat menggunakan satuan ukur untuk memperkirakan biaya, seperti jam pegawai atau hari pegawai, bersama dengan estimasi biaya mereka untuk memfasilitasi kontrol manajemen yang tepat. Memperkirakan biaya umumnya termasuk mempertimbangkan respon risiko yang sesuai perencanaan, seperti Rencana kontingensi.
Estimasi biaya dapat mengambil manfaat dari sedang disempurnakan selama proyek untuk mencerminkan detail tambahan yang tersedia. Di beberapa daerah aplikasi, ada Pedoman untuk Kapan perbaikan tersebut harus dibuat dan apa tingkat akurasi diharapkan. Sebagai contoh, ikatan untuk kemajuan teknik biaya(AACE) Internasional telah mengidentifikasi perkembangan lima jenis perkiraan biaya konstruksi selama teknik: urutan besarnya, konseptual, awal, definitif, dan kontrol.
2. Detail pendukung.
Mendukung detail untuk perkiraan biaya harus mencakup:
Deskripsi lingkup kerja yang diperkirakan. Ini sering disediakan oleh referensi untuk WBS.Dokumentasi dasar untuk perkiraan; yaitu, bagaimana ini dikembangkan.Dokumentasi dari asumsi dibuat.Indikasi macam hasil; sebagai contoh, $10.000 ± $1.000 untuk menunjukkan bahwa item diharapkan biaya antara $9.000 dan $11.000.Jumlah dan jenis detil tambahan bervariasi oleh aplikasi daerah. Mempertahankan Catatan bahkan kasar bisa terbukti berharga dengan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana Perkiraan ini dikembangkan.Rencana pengelolaan.
3. biaya.
Rencana manajemen biaya menjelaskan bagaimana biaya varians akan dikelola (misalnya, tanggapan yang berbeda untuk masalah-masalah besar daripada kecil orang-orang). Rencana pengelolaan biaya dapat secara formal atau informal, sangat rinci atau luas dibingkai, berdasarkan kebutuhan para stakeholder proyek. ini adalah anak perusahaan elemen rencana proyek.
Bersambung, di catatan selanjutnya ya :D
catatan selanjutnya bisa di baca di sini Work Breakdown Structure WBS dan Estimasi Biaya Proyek Part 2
sumber referensi :
Materi kuliah management proyek sistem informasi pak JFA dan Mustofa akbar
Artikel Lain tentang Manajemen Proyek juga bisa di lihat di sini :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar